Зачем проводить повторную проверку сметы перед подписанием акта выполненных работ

Смета может быть проверена и утверждена до начала работ, но к моменту подписания актов выполненных работ (КС-2, КС-3) она часто уже не соответствует фактическим объёмам, условиям или даже логике исполнения. Повторная проверка сметы перед закрытием этапа или объекта позволяет исключить необоснованные начисления, завышения и формальные ошибки, которые впоследствии трудно оспорить.

Что может измениться за время выполнения работ

Даже при соблюдении проектных решений и согласованных условий в процессе реализации проекта происходят изменения, которые влияют на корректность сметы:

• Фактические объёмы отличаются от проектных — в большую или меньшую сторону.
• Некоторые работы были заменены или сокращены — но в актах остались исходные расчёты.
• Добавлены внеплановые позиции — не отражённые в начальной документации.
• Изменился состав материалов или технологий — но стоимость не была пересчитана.
• Подрядчик применил новые коэффициенты — без дополнительного согласования.

Какие риски несёт неподтверждённая смета при подписании актов

Подписание актов без финальной проверки сметы может привести к:

• Переплате за фактически невыполненные работы;
• Формальному признанию завышенных объёмов и потере возможности их оспорить в дальнейшем;
• Принятию дублирующих или нецелевых затрат;
• Юридическим рискам при проверках или аудите (особенно в рамках госзаказа);
• Упущенным возможностям для снижения стоимости при вычитании неиспользованных или сокращённых позиций.

Что включает повторная проверка сметной документации

Такая проверка проводится по фактическим данным и включает:

• сопоставление выполненных объёмов с актами и исходной сметой;
• анализ применённых расценок, индексов, коэффициентов;
• выявление завышений, повторов, формальных позиций;
• проверку соответствия фактических работ условиям контракта и проекта;
• подготовку заключения с обоснованными предложениями по корректировке.

Когда особенно актуальна повторная проверка

Эта процедура критична в следующих ситуациях:

• при подписании промежуточных и финальных актов КС-2, КС-3;
• при расторжении контракта и определении объёмов на дату остановки работ;
• при наличии претензий со стороны заказчика или подрядчика;
• при переходе на новый этап с перераспределением бюджета;
• при выявлении расхождений в предыдущих расчётах.

Вывод: вторая проверка — не дублирование, а страховка

Повторный анализ сметы перед подписанием актов — это финансовая и юридическая защита заказчика. Он позволяет зафиксировать фактические затраты, исключить споры и документально обосновать сумму, подлежащую оплате. Особенно важно проводить такую проверку при крупных объёмах, изменениях по ходу проекта и расчётах с привлечением бюджетных средств.